নতুন: পণ্য ফেরত নিলে টাকাটা নগদে, নাকি বাকির খাতায়?

কাস্টমার একটা জিনিস ফেরত দিতে এলেন। আপনি নিলেন। এবার প্রশ্ন — টাকাটা কোথায় যাবে?

দোকানে এর উত্তর সবসময় এক রকম নয়। যিনি বাকিতে নিয়েছিলেন, তাঁর তো টাকা ফেরত পাওয়ার কথাই নয় — তাঁর বাকিটা কমে যাবে। যিনি নগদে পুরো দাম দিয়েছিলেন, তিনি হয় হাতে টাকা চান, নয়তো বলেন «থাক, খাতায় জমা রাখেন, পরেরবার কেটে নেবেন»।

এতদিন Zara POS নিজে থেকেই একটা নিয়ম ধরে নিত: আগে বাকি কমাও, যেটুকু বাকি থাকে না সেটুকু নগদে ফেরত দাও। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এটাই ঠিক উত্তর — তাই এটাই ডিফল্ট থাকছে। কিন্তু এখন থেকে চাইলে আপনি নিজে ঠিক করে দিতে পারবেন।

তিনটা অপশন

পণ্য ফেরতের সময় «টাকা কোথায় যাবে?» — তিনটার একটা বেছে নিন:

• স্বয়ংক্রিয় — আগের নিয়ম। আগে ওই বিলের বাকি কমবে, যেটুকু থাকবে সেটুকু নগদে।
• খাতায় সমন্বয় — পুরোটাই কাস্টমারের বাকির খাতায়। বিলে যতটুকু বাকি ছিল তার চেয়ে বেশি হলে বাড়তি অংশ জমা হয়ে থাকবে — পরের বিলে আপনাআপনি কেটে যাবে।
• নগদ ফেরত — পুরোটাই হাতে ফেরত, বাকি যেমন ছিল তেমনই থাকবে।

কোনটা বেছে নিলে কত টাকা কোথায় যাচ্ছে, সেটা বোতাম চাপার আগেই স্ক্রিনে দেখতে পাবেন — «নগদ ৳৩০০ · বাকি কমবে ৳২০০ · জমা ৳১০০»। চাইলে ফেরতের কারণও লিখে রাখতে পারেন — «প্যাকেট ছেঁড়া», «ভুল সাইজ»।

দুটো ক্ষেত্রে অপশন নিজে থেকেই বন্ধ থাকবে, আর কারণটাও লেখা থাকবে: ওয়াকিং কাস্টমারের কোনো খাতা নেই, তাই «খাতায় সমন্বয়» চলবে না; আর যে বিলে এক টাকাও জমা পড়েনি সেখান থেকে «নগদ ফেরত» দেওয়ার কিছু নেই।

বিক্রয়ের পাতায় এখন পুরো হিসাব

আগে বিক্রয়ের পাতায় শুধু একটা সংখ্যা লেখা থাকত — «মোট ফেরত টাকা»। ওইটুকু দেখে বোঝার উপায় ছিল না টাকাটা ড্রয়ার থেকে বেরিয়েছে, নাকি শুধু বিলটা ছোট হয়েছে।

এখন ফেরতের হিসাব নামে আলাদা একটা অংশ আছে, আর সেখানে তিনটা ঘর:

• খাতা থেকে কমেছে — কাস্টমারের বাকি যতটুকু কমেছে
• নগদে ফেরত — ড্রয়ার থেকে যতটুকু বেরিয়েছে
• জমা রইল — কাস্টমারের পাওনা হিসেবে যতটুকু রয়ে গেছে

একই বিলে কয়েকবার ফেরত নিলে প্রতিটা ফেরত আলাদা করে দেখা যাবে — কোন তারিখে, কে নিয়েছে, কোন পণ্য কয়টা, আর সেবার টাকাটা কোথায় গিয়েছিল। পার্টি লেজার স্টেটমেন্টেও এখন প্রতিটা ফেরত তার নিজের তারিখেই বসে।

আর একটা হিসাবের ভুল ঠিক হয়েছে

এই কাজ করতে গিয়ে একটা পুরনো গোলমাল ধরা পড়েছে, আর সেটা ঠিক করা হয়েছে।

বাকিতে বিক্রি করা কোনো বিলে পণ্য ফেরত এলে বিক্রয়ের পাতা আর বিক্রয় তালিকায় বাকির অঙ্কটা কমত না — যদিও কাস্টমারের খাতা আর বকেয়া রিপোর্টে ঠিকই কমে যেত। মানে ৳১০০০ টাকার বাকি বিলে ৳২০০ ফেরত নিলে খাতা বলত ৳৮০০, আর বিক্রয়ের পাতা বলত ৳১০০০। টাকাপয়সার কোনো ক্ষতি হয়নি — খাতাই ছিল সঠিক — কিন্তু দুই জায়গায় দুই হিসাব দেখানোটা নিজেই একটা সমস্যা।

এখন সব জায়গায় এক হিসাব। আর নিয়মটা এই: ফেরতের যে অংশটা খাতায় গেছে সেটুকুই বাকি কমায়। নগদে যেটা হাতে ফেরত দিয়েছেন সেটা তো মিটমাট হয়নি — তাই তাতে বাকি কমার কথাও নয়।

একইভাবে, পুরো বিল ফেরত নেওয়া হলে সেই বিল আর «বাকি» লেখা ব্যাজ নিয়ে বসে থাকবে না।

ফেরতের নিজস্ব রশিদ

«ফেরত যে হলো, তার কাগজটা কই?» — এখন আছে। প্রতিটা ফেরতের জন্য আলাদা একটা ফেরত রশিদ (ক্রেডিট নোট) প্রিন্ট করা যায়, নিজের নম্বর আর তারিখ নিয়ে, কোন চালানের বিপরীতে ফেরত সেটাও তাতে লেখা থাকে। কোন পণ্য কতটা ফেরত এলো, দর কত, ছাড় থাকলে সেটা কত, আর টাকাটা কীভাবে পরিশোধ হলো — নগদে ফেরত, নাকি বকেয়া সমন্বয়, নাকি অগ্রিম জমা — সবই এক কাগজে, লাইন ধরে মিলিয়ে দেখার মতো করে।

তিনবার আলাদা আলাদা ফেরত নিলে তিনটা আলাদা রশিদ, তিনটা নম্বর। কাস্টমার আজ যেটা ফেরত দিলেন, তিনি আজকের কাগজটাই চান।

মূল বিক্রয়ের রশিদ কিন্তু বদলায় না — ইচ্ছে করেই। ৳১৩৮ টাকার চালান চিরকাল ৳১৩৮ টাকারই থাকবে। একই চালান নম্বরে দুই রকম টাকার কাগজ বাজারে থাকলে পরে সেটা নিয়েই ঝামেলা বাধে — তাই দুনিয়ার সব জায়গায় নিয়মটা এক: ফেরতের উত্তর হলো আলাদা একটা কাগজ, মূল বিলটা ঘষামাজা করা নয়।

তবে ফেরত হওয়া বিলের রশিদ আবার প্রিন্ট করলে তাতে একটা সিল পড়বে — «সম্পূর্ণ ফেরত — এই চালানের ৳ ১৩৮.০০ ফেরত নেওয়া হয়েছে। ফেরত রশিদ: #৫»। অঙ্ক কিছু বদলায় না, কিন্তু কাগজটা আর চুপ করেও থাকে না।

পুরনো হিসাবের কী হবে

আগে নেওয়া ফেরতগুলো এমনিতেই ঠিকঠাক জায়গামতো বসে গেছে — আপডেটের সময় প্রতিটা পুরনো ফেরতের হিসাব আগের নিয়ম অনুযায়ী ভাগ করে রাখা হয়েছে। কারও খাতার কোনো অঙ্ক এক পয়সাও নড়েনি।