ফার্মেসির মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধের লস কমাবেন যেভাবে

ফার্মেসি ব্যবসায় সবচেয়ে নিরব লস হলো মেয়াদোত্তীর্ণ (expired) ওষুধ — যা বিক্রি হয়নি, কিন্তু কেনার সময় টাকা ঠিকই খরচ হয়ে গেছে। মাস শেষে হিসাব মেলাতে বসলে তখনই টের পাওয়া যায় কত টাকার ওষুধ শুধু ফেলে দিতে হচ্ছে। এই লেখায় কেন এই লস হয় আর কীভাবে সেটা কমানো যায়, তা নিয়ে আলোচনা করা হলো।

মেয়াদোত্তীর্ণ লস কেন হয়

কেনার সময় মেয়াদ না দেখা

সাপ্লায়ার থেকে ওষুধ কেনার সময় তাড়াহুড়োয় অনেক সময় মেয়াদের তারিখ ভালোভাবে দেখা হয় না। কম মেয়াদ বাকি থাকা ব্যাচ চলে আসে, আর সেটা বিক্রি হওয়ার আগেই মেয়াদ শেষ হয়ে যায়।

পুরনো স্টক পেছনে পড়ে থাকা

নতুন চালান এলে সেটা সামনে রাখা হয়, আর পুরনো স্টক তাকের পেছনে বা নিচে পড়ে থাকে। কর্মচারী বা মালিক নিজেও হাতের কাছেরটা আগে তুলে বিক্রি করেন — ফলে পুরনো ব্যাচ আরও পেছনে পড়ে থাকে, মেয়াদ শেষ হয়ে যায়।

কোন ব্যাচ আগে বেচা উচিত জানা না থাকা

একই ওষুধের একাধিক ব্যাচ থাকলে কোনটার মেয়াদ আগে শেষ হবে, তা মনে রাখা মুশকিল। খাতায় বা মাথায় রাখা তথ্যের ওপর ভরসা করলে ভুল হওয়ারই কথা।

সাপ্লায়ার রিটার্ন নীতি অজানা থাকা

অনেক সাপ্লায়ার মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে ওষুধ ফেরত নেয় বা বদলে দেয়। এই নীতি না জানা থাকলে ফেরতযোগ্য স্টকও লস হিসেবে ফেলে দেওয়া হয়।

লস একসাথে চোখে পড়ে না

প্রতিদিন এক-দুই পাতা ওষুধের মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে সেটা আলাদাভাবে চোখে পড়ে না, কারণ পরিমাণে ছোট মনে হয়। কিন্তু মাস বা বছর শেষে এই ছোট ছোট লস যোগ করলে অঙ্কটা অনেক বড় হয়ে দাঁড়ায়। যেহেতু এই লস কোনো একটা নির্দিষ্ট দিনে ধরা পড়ে না, তাই অনেক ফার্মেসি মালিকই বুঝতে পারেন না লসটা ঠিক কোথা থেকে আসছে।

যেকোনো ফার্মেসি আজ থেকেই করতে পারে এমন সমাধান

FEFO নীতি মেনে চলুন

FEFO মানে First-Expiry-First-Out — যে ব্যাচের মেয়াদ আগে শেষ হবে, সেটা আগে বিক্রি করুন। নতুন চালান এলে পুরনো স্টক সামনে এনে নতুনটা পেছনে রাখুন, যাতে হাতের কাছেরটাই সবসময় আগে বিক্রি হয়।

কেনার সময় মেয়াদ লিখে রাখুন

প্রতিটি চালানের সাথে ব্যাচ নম্বর আর মেয়াদের তারিখ আলাদা করে নোট করে রাখুন। এতে পরে কোন ব্যাচের মেয়াদ কাছাকাছি, তা দ্রুত বের করা যায়।

মাসে একবার মেয়াদ-চেক দিন ঠিক করুন

প্রতি মাসের একটা নির্দিষ্ট দিনে পুরো তাক ঘুরে দেখুন কোন ওষুধের মেয়াদ আগামী কয়েক মাসে শেষ হচ্ছে। যেগুলো ৯০ দিনের মধ্যে শেষ হবে, সেগুলোকে সামনে এনে বিক্রির অগ্রাধিকার দিন বা ছাড়ে ছেড়ে দিন।

সাপ্লায়ারের রিটার্ন পলিসি জেনে রাখুন

প্রতিটি সাপ্লায়ারের সাথে কথা বলে জেনে নিন কত দিন আগে পর্যন্ত ওষুধ ফেরত বা বদল করা যায়। এই তথ্য লিখে রাখলে মেয়াদ শেষ হওয়ার আগেই সিদ্ধান্ত নেওয়া যায় — ফেরত দেবেন নাকি ছাড়ে বিক্রি করবেন।

কর্মচারীদের নিয়ম বুঝিয়ে দিন

দোকানে একাধিক কর্মচারী থাকলে শুধু মালিক জানলে চলবে না — প্রত্যেকে যেন FEFO নিয়ম মেনে সামনের বা কম-মেয়াদি ব্যাচ আগে বিক্রি করে, সেটা স্পষ্ট করে বুঝিয়ে দিন। একজন কর্মচারী নিয়ম না মানলেও পুরো চেষ্টাটা ভেস্তে যেতে পারে।

মূল কথা হলো, মেয়াদোত্তীর্ণ লস বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই ব্যবস্থাপনার সমস্যা — কোন ওষুধ কবে আসছে, কবে শেষ হচ্ছে সেটা ট্র্যাক না করার সমস্যা। নিয়ম মেনে চললে হাতে-কলমেও এই লস অনেকটা কমানো সম্ভব।

সফটওয়্যার এই কাজটা কীভাবে অটোমেটিক করে

ওপরের নিয়মগুলো হাতে-কলমে করা সম্ভব, কিন্তু ওষুধের সংখ্যা বেশি হলে মনে রাখা কঠিন হয়ে যায়। এখানেই একটা POS সফটওয়্যার কাজে লাগে।

• ব্যাচ ধরে স্টক রাখা — প্রতিটি ব্যাচ আলাদাভাবে সিস্টেমে ঢোকে, নিজস্ব মেয়াদের তারিখসহ।
• ৩০/৯০ দিনের অ্যালার্ট — কোন ব্যাচের মেয়াদ ৩০ বা ৯০ দিনের মধ্যে শেষ হচ্ছে, তা ড্যাশবোর্ডে আলাদা করে দেখা যায়।
• মেয়াদোত্তীর্ণ বিক্রি অটো-ব্লক — মেয়াদ শেষ হয়ে যাওয়া ব্যাচ থেকে বিক্রি করতে গেলে সিস্টেম নিজে থেকেই আটকে দেয়, ভুলে বিক্রি হওয়ার সুযোগ থাকে না।
• রাইট-অফ হিসাব — যেসব ওষুধ ফেলে দিতে হয়েছে, তার আলাদা হিসাব থাকে, ফলে মাস শেষে ঠিক কত টাকার লস হলো তা স্পষ্ট বোঝা যায়।

Zara POS-এর ফার্মেসি মডিউলে এই পুরো প্রক্রিয়াটাই বিল্ট-ইন — ব্যাচ-মেয়াদ ট্র্যাকিং থেকে শুরু করে এক্সপায়ারি রিপোর্ট পর্যন্ত। চাইলে ডেমো দেখে নিজেই যাচাই করে নিতে পারেন।